01. 01.2024
Effiziente Zeitplanung für Ihre Seminare •
Praktische Tipps und Ansätze von Harald Groß von Orbium Seminare Berlin. Oft werde ich in den Train-the-Trainer Ausbildungen gefragt, wie eine gute Zeitplanung für die Seminare gelingen kann. Während die Zeitschätzung eines Vortrags relativ einfach ist, kann es herausfordernd sein, herauszufinden, wie lange Lernprozesse in interaktiven Seminaren dauern.
Hier kommt die Unberechenbarkeit der aktiven Teilnehmer ins Spiel, die mit Fragen, Übungen und Reflexionen den Zeitplan beeinflussen können – und auch sollen! Die gute Nachricht ist, dass es Methoden gibt, um diese Herausforderung zu bewältigen. Vier meiner wichtigsten Zeitplanungstipps stelle ich Ihnen heute vor.
Tipp 1: Detailliert planen
Wenn Sie sich unsicher sind, wie viel Zeit Sie für verschiedene Teile Ihres Seminars benötigen, rate ich Ihnen, diese in kleinere Abschnitte zu unterteilen. Auf diese Weise können Sie für jeden Abschnitt eine genauere Zeitschätzung abgeben und sicherstellen, dass Sie nicht in Zeitnot geraten, besonders bei den kleineren Übergängen, die oft unterschätzt werden. Dies sind zum Beispiel Momente, in denen Arbeitsgruppen gebildet werden.
Tipp 2: Entwickeln Sie ein gutes Zeitgefühl
Nehmen Sie Ihr Seminar-Skript mit Ihren Zeitschätzungen zur Hand und nutzen Sie es, um Ihr Gespür für die benötigte Zeit zu verfeinern. Im Laufe der Zeit und mit genug Übung werden Sie feststellen, dass Ihre Schätzungen immer genauer werden und Sie ein besseres Gefühl für die Zeitdynamik Ihrer Kurse entwickeln.
Tipp 3: Flexibilität durch verschiedene Versione
Egal wie gut Sie planen, es gibt immer unvorhersehbare Momente. Vielleicht gibt es eine Diskussion, die länger dauert als geplant, oder eine Aktivität, die überraschend kurz ist. Für solche Fälle ist es hilfreich, sowohl kürzere als auch längere Varianten Ihrer Seminarinhalte parat zu haben. Ich überlege mir vorher schon für ein paar Stellen im Seminarverlauf eine Kurzversion und eine Langversion. Je nach Situation wähle ich dann eine der Varianten. Das ist für mich der nützlichste Zeitplanungstipp. Denn im Vorfeld gelingt es mir gut, entspannt kurze und lange Versionen zu finden. Im Seminar, vor 18 Augenpaaren, unter Zeitdruck wird es viel schwieriger.
Probieren Sie es einmal aus. Wählen Sie in meiner Methoden-Sammlung eine beliebige Methode aus. Überlegen Sie: Wie könnte eine Kurzversion aussehen? Und wie wäre die Langversion?
Tipp 4: Effektive Zeitplanung in Seminaren: Nutzen Sie den Ablaufplan zur Orientierung!
Bevor ich Ihnen den tiefgreifenden Tipp aus meiner Heimatregion Schwaben nahebringe, lassen Sie uns einen Moment innehalten und über ein zentrales Werkzeug in der Seminarplanung sprechen: den Ablaufplan. Sobald Ihr Seminarinhalt feststeht, haben Sie eine klare Vorstellung von dem Verlauf Ihrer Veranstaltung. Das allein ist wertvoll. Doch ebenso wichtig ist es, Ihre Teilnehmenden über die groben Meilensteine des Seminars zu informieren. Ein gut strukturierter Überblick kann den Lernprozess erheblich unterstützen. Mit einem Ablaufplan liefern Sie einen Fahrplan, der die wesentlichen Schritte, geschätzte Zeitfenster und geplante Pausen aufzeigt.
Ich habe festgestellt, dass die Darstellung des Ablaufplans auf einem Flipchart besonders effektiv ist. Ein ständig sichtbarer Plan hilft dabei, das gesamte Seminar über die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu halten. Es verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich fragen: "Wann gibt es eine Pause?" oder "Wie lange dauert dieser Abschnitt noch?" Es liegt in unserer Verantwortung als Ausbilder, die Konzentration der Teilnehmer auf den Kursinhalt zu fokussieren. Ein gut sichtbarer Ablaufplan unterstützt dabei.
Natürlich gibt es Momente, in denen die Realität nicht genau dem Plan entspricht. Stellen Sie sich vor, Sie bemerken um 14:00 Uhr, dass der restliche Inhalt nicht mehr in der verbleibenden Zeit behandelt werden kann. Es wäre keine gute Lösung, den Ablaufplan heimlich zu verbergen oder den Inhalt hastig zu überfliegen. Seien Sie stattdessen kreativ: Nutzen Sie schon im Vorfeld den "Schwäbischen Sparplan".
Sondertipp: Der Schwäbische Sparplan
Beim Erstellen des Ablaufplans ist es nicht notwendig, jeden kleinen Schritt detailliert aufzulisten. Seien Sie eher allgemein in Ihren Formulierungen. Anstelle von "7 Strategien" schreiben Sie vielleicht "Verschiedene Strategien". Dadurch schaffen Sie Flexibilität und gleichzeitig einen klaren Überblick. Ein Lob auf die pragmatische Herangehensweise der Schwaben!
