Reconnaître et éviter les problèmes à temps.
Au cours d'une animation, des situations conflictuelles peuvent toujours survenir. Parfois, elles sont prévisibles, parfois elles surviennent par surprise. Lors d'événements internes à l'entreprise en particulier, les participants se retrouvent volontiers dans des situations de stress qui peuvent conduire à des conflits. Une bonne technique permet de détecter plus tôt les situations délicates et de mieux les maîtriser.
Pour la personne chargée de l'animation, c'est une grande aide que de pouvoir reconnaître les conflits à temps et de prendre les contre-mesures qui s'imposent. Pour de nombreux participants, la méthode d'animation est déjà un facteur de stress. A fortiori s'ils n'ont participé jusqu'à présent qu'à des manifestations conventionnelles et pouvaient à chaque fois se retirer dans leur coquille. Car maintenant, ils doivent soudain s'exprimer par écrit et de manière visible pour tous (y compris pour le chef, les collègues et les subordonnés).
Ce que les participants critiquent lors des séminaires et des ateliers
Critique de la méthode
- Les participants critiquent la méthode d'animation. Ils la qualifient de puérile, de paperasserie non rationnelle et demandent d'avancer plus rapidement.
- Les critiques portant sur des déclarations objectives sont les bienvenues. Veillez à ce que la critique reste objective et ne déborde pas.
- Lorsque des personnes sont critiquées, cela n'a généralement rien à voir avec la méthode de modération - dans la plupart des cas, cela repose sur des aversions purement personnelles.
- Les questions qui s'éloignent du sujet peuvent faire perdre beaucoup de temps aux animateurs. Préparez donc toujours un tableau d'affichage avec le titre "Nous devrions continuer à traiter cela" et notez les sujets correspondants sur ce tableau.
- Les participants qui se sentent agressés ont tendance à tenter de se justifier. Insistez pour que les déclarations ne soient pas critiquées.
- L'humour enrichit toute modération. En revanche, ridiculiser quelqu'un est dangereux et blessant. La frontière entre ces deux possibilités est très mince.
- Le manque d'intérêt et le désintérêt croissants peuvent avoir différentes causes : Peut-être que le sujet est trop vaste, que le climat de la salle est mauvais, que le groupe souffre d'un surmenage ou que les participants ont l'estomac vide. Si vous rencontrez une telle situation, le mieux est de faire une courte pause. Dans la plupart des cas, la concentration est de nouveau au rendez-vous après la pause.
- Aux yeux des participants, la personne chargée de l'animation est responsable du respect de l'horaire. Un délai supplémentaire est toutefois accepté dans la plupart des cas si le sujet est intéressant ou si les participants comprennent la nécessité d'un délai supplémentaire.
- Dans la méthode d'animation, il n'y a pas de hiérarchie. Dans la plupart des cas, les participants l'acceptent. Mais elle joue tout de même un certain rôle - en dépit de tous les efforts.
- De faibles résultats de groupe qui, pour couronner le tout, sont mal présentés, agacent le groupe et le plénum. Le risque existe, surtout pour les groupes inexpérimentés, qu'à force de discuter, ils n'aient plus le temps de visualiser. Dans certaines situations, il est judicieux que la personne chargée de la modération dissimule les faibles performances.
10 règles d'or pour la gestion des conflits
L'art de la modération consiste notamment à reconnaître les conflits à temps et à agir en conséquence. La méthode de modération offre un large éventail de possibilités de prévention et de gestion des conflits. Outre le rayonnement personnel de la personne qui anime et son expérience, il existe 10 règles d'or pour la gestion des conflits. Elles constituent un très bon outil méthodologique.
Règle n° 1 : créer un exutoire pour l'agressivité naissante
Des tableaux d'affichage préparés à l'avance et intitulés "Questions qui restent ouvertes" et "Coin des râleurs" ont pour effet que l'agressivité trouve un exutoire dès le stade initial. Les murs doivent être accessibles à tous dans la salle et la personne chargée de la modération doit les garder à l'œil. Au plus tard lors de la critique de l'événement, la personne chargée de la modération doit aborder les murs. Comme les critiques, les objections et les réserves sont affichées par écrit sur un mur, les animateurs peuvent se préparer de manière optimale au traitement.
Règle 2 : rappelez les règles du jeu.
Si quelqu'un veut critiquer une déclaration sur un tableau d'affichage, rappelez-lui les règles du jeu. Donnez-lui la possibilité d'apposer elle-même le "flash" - cela apaise en général les critiques.
Règle 3 : Réagissez de manière flexible aux perturbations.
Si un tournant imprévu intervient soudainement dans le déroulement, installez rapidement un nouveau tableau d'affichage et écrivez dessus :
Règle 4 : Passez à la participation
Si quelqu'un veut mettre à l'ordre du jour un sujet qui n'a rien à voir avec le sujet, demandez aux autres participants de voter pour savoir si le sujet doit être traité et pendant combien de temps. Utilisez pour cela une question à points sur un nouveau tableau d'affichage.
Si la majorité du groupe estime que cette question est importante, vous devez y répondre.
Règle 5 : ne tolérez aucune critique de la méthode au début.
Il arrive régulièrement que des personnes inexpérimentées en matière de pinwand critiquent la méthode et ses règles du jeu à un stade très précoce. Ne vous y laissez pas prendre et faites référence :
- Les panneaux "Questions ouvertes" et / ou "Coin des râleurs".
- Que toute méthode doit être jugée à l'aune de ses résultats (les résultats n'apparaissent qu'à la fin).
Règle 6 : distribuez des cartes vertes.
Si le traitement d'un sujet dégénère en discussions interminables, utilisez la règle des "30 secondes" : les participants qui s'ennuient peuvent écrire le chiffre "30" sur une carte verte et la brandir si nécessaire. Pour la personne qui anime, une telle carte signifie qu'elle doit "couper" la discussion dans les 30 secondes qui suivent. Si nécessaire, elle peut laisser un groupe intéressé continuer à traiter le sujet sur un panneau d'affichage séparé. Une carte verte (au lieu d'une carte rouge) signifie : "Nous voulons continuer et aller de l'avant".
Règle 7 : utilisez la méthode de la co-modération.
Si les participants souhaitent une discussion mais que vous n'avez pas préparé de tableau d'affichage, recourez à la méthode de la "co-modération". Si le sujet est éloigné de l'énoncé de la tâche, cela met très rapidement en évidence l'écriture nécessaire. De plus, l'invitation à la visualisation a pour conséquence que les discours aberrants s'arrêtent très rapidement.
Règle 8 : faites une pause.
Les agressions surviennent souvent lorsque les participants sont trop fatigués. Un peu d'air frais, un verre d'eau ou une tasse de thé ou de café permettent de détendre rapidement l'atmosphère. Une pause est souvent l'occasion d'une discussion "en tête-à-tête". Cela permet également d'améliorer l'estime de soi de la personne concernée.
Règle 9 : au lieu de critiquer durement, exprimez un malaise "doux".
L'un ou l'autre participant peut éprouver le besoin d'exprimer son malaise.
Un tableau d'affichage avec la paire de jumeaux controversée
répond souvent mieux à ce besoin que le titre "Coin des râleurs". En effet, personne n'aime se clouer au mur en tant que râleur. Veillez à utiliser la formulation prudente "malaise" : Un malaise pèse beaucoup moins lourd qu'une "critique acerbe", et il est beaucoup plus facile de se sortir de cette formulation plus douce. D'autres possibilités sont également offertes par des questions d'évaluation telles que
- C'était bien, je vais l'utiliser.
- J'ai des réserves à ce sujet
- Ce qui m'a manqué
- Cela m'a particulièrement plu
Un "baromètre de l'humeur" permet souvent de concrétiser très rapidement et de manière fiable les états d'âme saisis sur le plan émotionnel. Outre sa fonction d'élément de détente, un baromètre de l'humeur est également une bonne possibilité pour les participants de se défouler.
