Une planification efficace de vos séminaires

C'est là qu'intervient l'imprévisibilité des participants actifs, qui peuvent - et doivent - influencer le calendrier par des questions, des exercices et des réflexions ! La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des méthodes pour relever ce défi. Je vous présente aujourd'hui quatre de mes principales astuces en matière d'emploi du temps.

Conseil 1 : planifier en détail

Si vous n'êtes pas sûr du temps dont vous aurez besoin pour différentes parties de votre séminaire, je vous conseille de les diviser en sections plus petites. De cette manière, vous pourrez donner une estimation plus précise du temps pour chaque section et vous assurer que vous ne serez pas pris par le temps, en particulier lors des petites transitions qui sont souvent sous-estimées. Il s'agit par exemple des moments où des groupes de travail sont formés.

Conseil 2 : développez une bonne perception du temps

Prenez votre script de séminaire avec vos estimations de temps et utilisez-le pour affiner votre sens du temps nécessaire. Au fil du temps et avec suffisamment de pratique, vous constaterez que vos estimations deviennent de plus en plus précises et que vous développez un meilleur sens de la dynamique temporelle de vos cours.

Conseil 3 : flexibilité grâce à différentes versions

Quelle que soit la qualité de votre planification, il y a toujours des moments imprévisibles. Il se peut qu'une discussion dure plus longtemps que prévu ou qu'une activité soit étonnamment courte. Dans de tels cas, il est utile d'avoir sous la main des variantes plus ou moins longues du contenu de votre séminaire. Je réfléchis à l'avance à une version courte et à une version longue pour quelques passages du séminaire. Je choisis ensuite l'une des variantes en fonction de la situation. C'est pour moi le conseil le plus utile en matière de planification. En effet, je parviens à trouver à l'avance des versions courtes et longues en toute décontraction. En séminaire, devant 18 paires d'yeux, sous la pression du temps, cela devient beaucoup plus difficile.
Essayez-le une fois. Choisissez n'importe quelle méthode dans ma collection de méthodes. Réfléchissez : à quoi pourrait ressembler une version courte ? Et à quoi ressemblerait la version longue ?

Conseil n° 4 : planifier efficacement son temps lors d'un séminaire : Utilisez le plan de déroulement pour vous orienter !

Avant de vous faire part de ce conseil profond provenant de ma région natale, la Souabe, arrêtons-nous un instant pour parler d'un outil central dans la planification d'un séminaire : le plan de déroulement. Dès que le contenu de votre séminaire est défini, vous avez une idée claire du déroulement de votre événement. Cela seul est précieux. Mais il est tout aussi important d'informer vos participants des grandes étapes du séminaire. Un aperçu bien structuré peut considérablement soutenir le processus d'apprentissage. Avec un plan de déroulement, vous fournissez une feuille de route qui indique les étapes essentielles, les fenêtres de temps estimées et les pauses prévues.
J'ai constaté que la présentation du plan de déroulement sur un flipchart est particulièrement efficace. Un plan visible en permanence permet de maintenir l'attention des participants tout au long du séminaire. Il réduit la probabilité qu'ils se demandent : "Quand y aura-t-il une pause ?" ou "Combien de temps va durer cette section ?" En tant que formateurs, il est de notre responsabilité de focaliser la concentration des participants sur le contenu du cours. Un plan de déroulement bien visible nous y aide.
Bien sûr, il y a des moments où la réalité ne correspond pas exactement au plan. Imaginez que vous vous rendiez compte à 14 heures que le reste du contenu ne peut pas être traité dans le temps qui reste. Ce ne serait pas une bonne solution de cacher secrètement le plan de déroulement ou de survoler le contenu à la hâte. Soyez plutôt créatif : utilisez à l'avance le "plan d'épargne souabe".

Conseil spécial : le plan d'épargne souabe