Écrire sans phrases toutes faites | Style d'écriture moderne

Écrire sans phrases toutes faites - les meilleurs conseils de la formatrice en écriture Andrea Kern

De nombreuses lettres et e-mails commencent par "Mesdames et Messieurs". Pourtant, cette formulation n'est plus d'actualité. Tout le monde est d'accord pour dire que l'expression "Cordialement" appartient à la catégorie des formules poussiéreuses. Mais qu'en est-il des autres formules courantes ? Petit entraînement anti-phrases toutes faites.
Aucune phrase n'a autant la vie dure que : "Chère Madame...". Les manuels modernes proposent de la remplacer par "Bonjour Madame ...". Toutefois, cette alternative ne s'est pas encore totalement imposée dans la pratique. Cela s'explique notamment par le fait que "Chère ..." n'est pas du tout remis en question ou est simplement repris sans réfléchir.
Le fait est que l'écriture moderne est aujourd'hui moins formelle - même dans le domaine commercial. Mais le style ne doit pas faire défaut. Un "Bonjour Monsieur ..." est dans l'air du temps et un "Bonjour Madame ..." est généralement sympathique - sauf peut-être dans le cas de contacts ou de secteurs conventionnels.
En revanche, la prudence est de mise avec "Bonjour Monsieur ..." ou "Chère Madame ...", car de nombreuses personnes trouvent ces salutations trop directes ou trop salaces - du moins lors du premier contact. Il est donc préférable de choisir la formule de politesse en connaissance de cause, en tenant compte de la façon dont on connaît la personne à laquelle on s'adresse et du milieu dans lequel elle travaille.

Souvent inutile : le renvoi à l'encart

"Vous trouverez ci-joint...", "En annexe, nous vous envoyons..." ou encore "Vous trouverez ci-joint..." : des remarques comme celles-ci sont généralement superflues, car le ou la destinataire voit la brochure dans l'enveloppe ou le document Word en annexe.
Il est néanmoins possible d'attirer l'attention sur l'encart - de préférence en l'accompagnant d'une remarque utile. Un exemple : "A la page 12 de la brochure, vous trouverez le numéro de piquet en cas d'urgence".

Conclusion positive

"Nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions". On lit (malheureusement) encore souvent cette phrase de conclusion dans les lettres commerciales d'aujourd'hui. Pourtant, cette phrase monotone peut être facilement remplacée. Par exemple : "Vous avez encore des questions ? N'hésitez pas à me contacter. Je prendrai volontiers le temps de vous répondre".

Alternatives aux phrases toutes faites

Pas
Nous vous envoyons en annexe le plan d'accès.
Mieux
Que vous arriviez en train ou en voiture : La description de l'itinéraire vous indique comment atteindre au mieux le lieu du cours.

Pas
Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos éventuelles questions concernant l'annonce du séminaire.
Meilleur
Vous avez des questions sur les objectifs de formation, le contenu ou les conditions générales ? Je vous répondrai volontiers.

Pas
Monsieur Exemple vous contactera pour connaître le nombre de participants.
Mieux
Monsieur Exemple vous appellera le ... pour vous communiquer le nombre définitif de participants.

Pas
Nous tenons à vous informer que le délai d'inscription à l'atelier est bientôt échu.
Besser
Vous pouvez encore vous inscrire jusqu'au ... à l'atelier "So geht moderne Korrespondenz".

Nicht
Nous devons malheureusement vous informer que nous devons annuler le cours en raison du manque de participants.
Besser
Ce cours vit aussi de l'échange entre les participants. Avec seulement trois personnes, il n'a pas de sens de l'organiser. Je vous contacterai dès que j'aurai trouvé une autre date.