Créez une atmosphère de renouveau
Lorsque des changements sont prévus dans une entreprise, différentes questions surgissent chez les cadres et les collaborateurs : "Qui est concerné par ces changements et sous quelle forme ?" "Comment pouvons-nous réaliser une planification optimale et largement soutenue ?" "Quels projets doivent être mis en œuvre et à quel moment ?" "Comment allons-nous amener les gens à participer à ces processus ?"
En amont d'une modération de grand groupe, une équipe de soutien se réunit et discute de ces questions et d'autres. A cette occasion, l'équipe identifie la question centrale et discute de questions telles que :
- Quel doit être le résultat ?
- Voulons-nous une exploration de thèmes et de données ou des projets ?
- Qui sommes-nous en train d'inviter parmi les différents groupes d'intérêt ?
En répondant à ces questions, le processus se met en place et, dès la phase de préparation, le monde ne ressemble plus tout à fait à ce qu'il était auparavant. Des personnes qui n'avaient jamais eu affaire les unes aux autres jusqu'à présent mènent des discussions, échangent des idées, découvrent de nouveaux territoires, font tomber les préjugés, voient des écueils et en parlent.
Ceux qui ne profitent de rien vont à l'atelier suivant.
Le jour X, toutes les personnes invitées sont là. Beaucoup attendent avec impatience, d'autres sont sceptiques. Mais entre-temps, le groupe de soutien a appris à faire confiance au processus. L'effort commun des derniers mois a porté ses fruits. Les participants formulent leurs préoccupations, leurs questions et leurs idées sur la question centrale sur un papier A3, le présentent à l'ensemble du groupe et proposent un mini-atelier adapté. La première journée est ainsi déjà en grande partie remplie. Les participants se tiennent autour des panneaux d'affichage et s'inscrivent sur les thèmes qui les intéressent et sur lesquels ils souhaitent intervenir.
Une règle importante qui s'applique pendant ces deux jours est la loi d'or des deux pieds. Cette loi stipule que pendant l'atelier, on vote en permanence avec les pieds. Tous les participants peuvent choisir eux-mêmes leur groupe de discussion. Si une personne constate qu'elle ne peut ni apprendre ni apporter quelque chose, elle utilise ses pieds et cherche une discussion plus productive. Il faut un certain temps pour que les participants aient confiance dans le fait que personne ne les surveille. Avec cette liberté, le plaisir et l'engagement augmentent.
Documentation selon le principe de l'open space
Après chaque tour, les résultats des dialogues des groupes de travail sont enregistrés. Il en résulte une documentation qui est lue le matin du deuxième jour et distribuée à tous les participants selon le principe de l'open space : Ensuite, les thèmes discutés sont approfondis et concrétisés. Pour ce faire, la place du marché est à nouveau ouverte sur le tableau d'affichage. L'expérience de la dernière journée aide à procéder de manière plus claire, plus concrète et plus ciblée. Cette matinée permet également de savoir ce qui motive vraiment les participants, où l'énergie circule et dans quelle direction tout cela évolue.
Les décideurs sont présents tout le temps : ils participent pleinement aux travaux des mini-ateliers. Le groupe vote en permanence : d'abord "avec les pieds" et, avant le dernier tour, avec une notation. Lors du dernier tour, les dix meilleurs projets sont désignés et les participants décident sur place quels projets recevront un soutien financier à court, moyen et long terme, quels projets doivent encore être travaillés et qui assumera quelle responsabilité, où.
De retour au quotidien, l'équipe de soutien évalue les journées de discussion, vérifie les accords sur la mise en œuvre, coordonne la suite des projets et leur communication. Ainsi, avec le temps, tous les résultats sont transférés dans une organisation de projet. L'équipe de soutien ne quitte le travail que lorsque toutes les tâches convenues en amont ont été traitées.
Voici comment les animations de grands groupes sont couronnées de succès
- Qui sont les personnes personnellement concernées ?
- Quel est le degré d'urgence de la nécessité d'agir ?
- Tous les groupes d'intérêt sont-ils impliqués ?
- Le besoin d'action est-il complexe ?
- La participation est-elle volontaire ?
- N'y a-t-il pas de réponses prédéfinies à la situation ou à la problématique ?
- Les responsables de la direction font-ils confiance aux collaborateurs ?
- Les responsables de la direction font-ils confiance à une méthode non conventionnelle qui, dans certaines circonstances, peut donner des résultats inattendus ?
- Les responsables sont-ils prêts à poursuivre les résultats et quand et comment comptent-ils s'y prendre ?
- Avez-vous discuté avec les animateurs des exigences en matière de taille et d'infrastructure avant de réserver la salle ?
- Avez-vous prévu suffisamment de temps pour l'open space ? (Un jour pour une bonne discussion, deux jours pour les résultats avec un rapport écrit, trois jours pour le marché des projets, la définition des priorités et les listes d'activités).
- Comment informer sur le processus de grand groupe, la conférence Open Space ?
- Comment les non-participants seront-ils informés des résultats et de la suite des événements ?
- Vous trouverez de nombreuses informations utiles sur l'animation d'un open space dans la carte d'apprentissage n° 1 "Open Space" des pilotes de communication. Le bloc de résultats Open Space avec 20 affiches de résultats aide à la préparation et à la réalisation de modérations de grands groupes.
