11 règles d'or pour des réunions réussies
Les facteurs organisationnels pour des réunions efficaces sont bien connus. Par exemple, une préparation minutieuse, le bon moment et le nombre optimal de participants. Ce que l'on sait moins, c'est que des facteurs doux contribuent également au succès d'une réunion.
1. la ponctualité
En commençant à l'heure, vous signalez une gestion respectueuse du temps des personnes présentes. De leur côté, les participants expriment leur intérêt et leur estime en arrivant à l'heure.
2. accueil
Au début, vous saluez personnellement tous les participants en leur donnant leur nom et en leur serrant la main ou en leur faisant signe de la main à l'heure de Corona. Les personnes qui entrent saluent les personnes présentes.
3. entrée en matière
Commencez par l'actualité du jour et établissez ensuite un lien avec le thème de la réunion. L'introduction est une bonne occasion d'influencer positivement l'atmosphère.
4. ordre des places
Clarifiez l'ordre des places avant le début d'une réunion, car il ne serait pas judicieux d'occuper la place du président de séance. Si vous prenez plus de place que prévu, vous vous faites remarquer de manière négative. Les ordinateurs portables ou les porte-documents ouverts peuvent donner l'impression que vous vous distanciez de la réunion et des autres participants.
5. cartes de visite
Donnez les cartes à la main et ne les jetez jamais par-dessus la table de réunion. Acceptez toutes les cartes avec estime et jetez-y toujours un coup d'œil.
6) Appréciation
Écoutez activement. Établissez un contact visuel, posez des questions et montrez votre intérêt. Laissez les participants s'exprimer et ne leur coupez pas la parole.
7. attitude corporelle
Soulignez votre intérêt en penchant légèrement le buste en avant. Ne rendez pas les autres nerveux en regardant constamment votre montre.
8. perturbations
Éteignez votre téléphone portable ou au moins mettez-le en mode silencieux si vous attendez une communication urgente. Ne chuchotez pas avec la personne assise à côté de vous.
9. authenticité
Restez authentique. Si vous n'avez pas de réponse à une question, indiquez clairement que vous ne pouvez pas vous prononcer à ce sujet.
10. horaire
Terminez chaque réunion à l'heure. Arrêtez les monologues et motivez les participants réticents à prendre la parole.
11. prendre congé
Remerciez les participants pour leur préparation et leur participation active, ainsi que l'organisation et la rédaction du procès-verbal pour leur travail. Le président de séance et les participants ne devraient pas quitter la salle sans prendre congé.
