Livre conseillé : Visuelle Meetings
Beaucoup de gens considèrent les réunions comme un mal nécessaire. Et de nombreuses réunions méritent leur mauvaise réputation. Pourtant, il est possible de faire autrement : des réunions efficaces avec des résultats extraordinaires sont possibles. Il existe pour cela des outils et des techniques simples et efficaces. Dans son livre "Visuelle Meetings", David Sibbet fait découvrir aux lecteurs différentes procédures qui améliorent considérablement les réunions.
Travailler visuellement permet d'obtenir de meilleures idées, des décisions plus efficaces et un engagement et une implication accrus des participants. Le livre "Visuelle Meetings" est un guide moderne des techniques les plus récentes de la pensée visuelle dans les groupes et les équipes et offre une multitude d'outils et d'astuces qui favorisent la créativité, la collaboration et une pensée nouvelle.
La visualisation rend les groupes plus intelligents
La perspective et l'angle de vue jouent un rôle important pour les groupes et les réunions.- Lorsque les participants poursuivent un objectif commun, ils travaillent plus efficacement.
- Lorsque les groupes peuvent identifier différents schémas de pensée, ils deviennent plus intelligents.
- S'ils peuvent se souvenir des idées qu'ils ont, ils seront plus productifs.
Le modèle visuel sur la couverture du livre montre le processus par lequel les groupes passent de l'imagination du possible à l'action. Il s'agit d'un modèle de pensée visuelle dans lequel chaque étape est visualisée. Considérons ces étapes pour voir les possibilités.
Les réunions commencent dans notre imagination
La première étape du processus de groupe est la clarification de l'objectif. Lorsque les gens participent à une réunion, ils essaient de s'imaginer de quoi il s'agira. Ce processus commence avant la réunion et est facilité par les e-mails et autres communications. Les participants se créent une histoire personnelle sur le potentiel de la réunion et imaginent combien ils veulent y investir.
Il est utile de fournir aux participants un moyen d'engager cette conversation avec eux-mêmes, et des images appropriées favorisent ce processus. Si les participants n'imaginent rien de productif, la réunion est difficile. La représentation de l'objectif se fait dans la sphère privée de leur imagination. Ils y sont relativement libres et peuvent tout imaginer, avec des images, des mots, des sentiments ou des combinaisons de ceux-ci.
Visualiser l'intention de la réunion
La visualisation de l'intention et des objectifs de la réunion joue un rôle important dans le succès d'une réunion. Il est encore plus efficace que les participants s'engagent tôt en parlant de leurs attentes et des résultats espérés. Étant donné que les gens peuvent imaginer toutes sortes de choses et qu'ils le font, cet investissement est le premier pas vers l'intelligence de groupe. Vous ne pouvez pas contrôler la pensée, mais vous pouvez la guider.
C'est pourquoi il est si important d'apporter sa propre expérience des réunions visuelles et d'utiliser des histoires vraies et des images comme catalyseurs de son imagination. Une de mes collègues se prépare aux réunions en dessinant un motif très abstrait à la craie tout en pensant au but de la réunion à venir. Elle montre ce modèle aux participants dès le début de la réunion et leur demande ce qu'ils y voient. Ainsi, dès le début, des choses étonnantes se produisent.
Ensuite, nous nous engageons et partons en voyage de découverte
La partie tangible d'une réunion commence lorsque les participants commencent à s'engager les uns envers les autres et à s'impliquer dans le but de la réunion. Nous ne pouvons établir des liens et identifier des modèles que lorsque nous disposons d'informations avec lesquelles travailler. C'est pourquoi de nombreuses réunions commencent par des présentations et des aperçus, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Mais l'esprit humain n'est pas passif ! Pour une pensée créative et productive, il faut plus d'engagement que la simple transmission d'informations. Le mouvement et l'implication directe font partie de cette phase. Vous pouvez être sûr que la volonté de participer et l'engagement augmenteront dès que vous laisserez les participants parler et s'exprimer et que vous montrerez qu'ils écoutent réellement en écrivant et en dessinant ce qu'ils disent sur des affiches en papier. La qualité des dessins ou des notes n'a pas d'importance, c'est le fait que les personnes soient écoutées qui compte.
Que les gens comprennent visuellement quelque chose et qu'ils échangent, s'engagent et participent est le résultat le plus important que vous puissiez obtenir dans les premières phases d'un groupe ou d'une équipe.
Penser, c'est reconnaître visuellement des modèles
Lorsque les participants ont suffisamment d'informations, ils essaient de reconnaître des modèles qui indiquent le but de la réunion. Au cours de combien de réunions avez-vous entendu dire, en définissant les attentes : "Regardons plus loin que le bout de notre nez" ? Les bords de l'assiette sont les ornières dans lesquelles nous tombons lorsque nous regardons toujours les informations de la même manière.Dans les réunions visuelles, la réalisation d'affichages, de cartes, de diagrammes et d'enregistrements graphiques déplace ce que nous voyons de différentes manières. En revanche, sans ces outils, les groupes ne peuvent réfléchir à des choses complexes que dans une mesure limitée. Une expérience simple montre comment les modèles visuels influencent notre pensée.
- Placez 4 ou 5 haricots sur une assiette et laissez votre partenaire regarder brièvement l'assiette. Le nombre de 4 ou 5 haricots est immédiatement reconnu.
- S'il y a 8 ou 9 haricots dans l'assiette, le résultat est très différent. Certains disent 7, d'autres 8 et ainsi de suite. En effet, notre cerveau ne peut pas traiter plus de 6 ou 7 informations individuelles à la fois.
- Disposez maintenant les haricots par groupes de 4. Vous pouvez mettre 16 ou 20 haricots dans votre assiette, votre partenaire les reconnaîtra d'un seul coup d'œil. Cette caractéristique de notre perception visuelle est à l'origine du principe consistant à limiter les articulations et les catégories à 5 ou 7 points.
C'est pourquoi vous devriez organiser les informations sur des présentoirs pour réfléchir à des choses qui englobent plus de deux ou trois aspects individuels. D'après mon expérience, ce que l'on appelle la "pensée systémique" n'est pas possible sans la visualisation. Si vous voulez comprendre quelque chose qui ne peut pas être saisi en un seul instant, par exemple comment fonctionne un restaurant ou comment optimiser votre entreprise, vous devez relier différentes informations que vous avez vécues à différents moments.
Lorsque vous réfléchissez aux liens et aux relations entre les choses, vous devez faire une représentation. Cela peut se faire entièrement dans votre imagination, mais si vous voulez partager vos pensées ou transmettre la même idée à tout un groupe, vous concevrez cette représentation visuellement. Je fais participer les gens à l'élaboration d'un affichage dans lequel ils trouvent leurs propres modèles dans les informations. Ce type d'apprentissage reste en mémoire. Et c'est le but de la pensée visuelle. Et c'est la raison pour laquelle les enseignants élaborent des idées au tableau, étape par étape !
De la vision à l'action
Vous devez impliquer activement les participants afin d'obtenir des progrès et des résultats lors des réunions ! À cette étape, la visualisation montre l'impact à plus long terme des actions. Les feuilles de route, les stratégies, les tableaux de bord, les cartes de progression et les études de cas permettent de visualiser les actions dans le temps et de réfléchir à leur mise en œuvre. Agir en visualisant est basé sur le pouvoir de la simulation. Je suis toujours fasciné par la manière dont un simple déplacement de l'angle de vue, d'une évolution linéaire à une évolution en hauteur/profondeur, permet d'avoir un aperçu des "prototypes conceptuels".
Les outils et techniques utilisés pour ce type de visualisation ne nécessitent pas de compétences en dessin, mais sont basés sur la création de cartes et de diagrammes. Lorsque vous faites participer les participants à l'élaboration de plans d'action, la responsabilité et la mise en œuvre au point d'action sont beaucoup plus probables que si vous leur assignez des tâches.
Lorsque vous travaillez avec des outils visuels, vous pouvez suivre les progrès réalisés à l'aide de diagrammes. Je me souviens d'un technicien de Bechtel Corporation qui, lors d'un de nos ateliers, a utilisé des plans d'action graphiques simples pour un projet. Il est retourné avec enthousiasme dans son entreprise, a photocopié son petit dessin chaque semaine et y a inscrit ce qu'il avait réalisé avec un marqueur. Le dessin était très simple et grossier et se distinguait pour cette raison de tous les autres moyens de communication.
Outils visuels
- Listes de tâches
- Diagrammes de processus
- Stratégies graphiques
- Cartes de route
- Aperçu de la feuille de route
- Tableaux de bord
- KPIs graphiques
(Key Performance Indicators, indicateurs de performance)
Ce texte est un extrait abrégé du livre Visuelle Meetings de David Sibbet. Nous remercions la maison d'édition mitp pour la publication.
Visuelle Meetings à commander chez Ex Libris
