In 10 Schritten zum erfolgreichen Projektmanagement
Planen Sie ein Projekt? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Projekt erfolgreich planen, durchführen und abschliessen. Gutes Projektmanagement hilft Ihnen, Ziele zu formulieren, Routen zu planen, Hindernisse zu umgehen und die gesteckten Ziele auch tatsächlich zu erreichen. Wenn Sie nach dem Lesen noch tiefer in die Materie einsteigen wollen, finden Sie in der Lernlandkarte «Erfolgreiches Projektmanagement» noch mehr Wissen über erfolgreiches Projektmanagement.
Merkmale eines Projektes
- Wird in der Regel zum ersten Mal durchgeführt
- Besitzt eine gewisse Einmaligkeit zum jeweiligen Zeitpunkt
- Verfolgt ein konkretes Ziel
- Birgt ein gewisses Risiko des Scheiterns
- Offenbart eine gewisse Komplexität bei der Durchführung
- Muss in einem bestimmten zeitlichen und/oder finanziellen Rahmen stattfinden
- Hat noch keinen vorgegebenen Lösungsweg
Die Phasen eines erfolgreichen Projektes
Projekte verlaufen stets entlang konkreter Projektphasen:- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektsteuerung und –kontrolle
- Projektabschluss
Alle Massnahmen, welche die verschiedenen Einzelaktivitäten in den jeweiligen Projektphasen steuern und die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden umfassen, um das Projektziel zu erreichen, werden im Begriff «Projektmanagement» zusammengefasst.
In 10 Schritten zum erfolgreichen Projektmanagement
- Kläre die Anforderungen und dokumentiere diese ausführlich.
- Gib dem Projekt einen Namen.
- Kläre Rollen und Kompetenzen frühzeitig.
- Sorge dafür, dass zum Projektstart alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Plane das Projekt nicht alleine – nutze das Wissen des Teams, des Auftraggebers und der Projektbeteiligten.
- Wirke darauf hin, dass sich die Auftrag- und Geldgeber auch mit Projektmanagement beschäftigen.
- Beziehe die Auftrag- und Geldgeber gezielt in das Projekt mit ein.
- Plane bewusst Zeit und Geld für das Projektmanagement ein.
- Stelle die formale und informelle Kommunikation sicher.
- Informiere über die kleinen und grossen Erfolge.
Erste Phase: Projektinitiierung
- Lerne die Beweggründe kennen, die beim Auftraggeber zu der Projektidee geführt haben.
- Verstehe, worum es bei dem Projekt geht.
- Formuliere SMARTE Ziele.
- Bespreche, was im Projekt NICHT passieren darf.
- Identifiziere die Erwartungshaltung des Auftraggebers an das Projekt, den Verlauf und das Ergebnis.
- Definiere alle Rahmenbedingungen wie zum Beispiel Budget, Qualität, Termine und Ressourcen.
- Benenne die Projektbeteiligten und diejenigen, die von dem Projekt betroffen sind (Stakeholder).
- Stecke das Projektumfeld hinsichtlich Organisation, Förderern, Verhinderern, Chancen und Risiken ab.
- Kläre die Informations- und Kommunikationswege.
- Vereinbare die Rollen und Kompetenzen des Projektleiters, des Auftraggebers, des Geldgebers und anderer Beteiligter so konkret wie möglich.
Was sind smarte Ziele?
S spezifisch: Ziele müssen eindeutig definiert sein.
M messbar: Ziele müssen messbar sein.
A angemessen: Ziele müssen erreichbar sein.
R relevant: Ziele müssen bedeutsam sein.
T terminiert: Zu jedem Ziel gehört ein klarer Termin
Zweite Phase: Projektplanung
- Welche Schritte müssen gemacht werden (Aktivitäten- und Ablaufplanung)?
- Welches Wissen braucht das Projektteam (Kompetenzplanung)?
- Wer kann die Dinge bearbeiten? Wer wird wann und wie lange gebraucht (Ressourcenplanung)?
- Welcher Aufwand steckt in den einzelnen Aktivitäten (Aufwandsplanung)?
- Welche Termine sind realistisch/notwendig (Zeitplanung)?
- Was wird das Projekt kosten (Budgetplanung)?
- Welche Risiken sehe ich schon heute für die Durchführung oder das Ergebnis (Risikomanagement)?
- Mit wem muss ich mich wann abstimmen (Kommunikationsplanung)?
Dritte Phase: Projekt durchführen
Nachdem alle Vorbereitungen getroffen sind, gilt es, das Team zu informieren, zu motivieren und für das gemeinsame Ziel zu gewinnen. Ein Kick-off-Meeting, in welchem die Ziele und alle Vereinbarungen vorgestellt werden, bildet dazu den idealen Rahmen.
Vierte Phase: Projektkontrolle
Projekte scheitern oft, weil Abweichungen vom Plan zu spät erkannt werden und Kurskorrekturen nicht mehr möglich sind. Aus diesem Grund braucht jedes Projekt einen unabhängigen Wächter über Zeit, Kosten und Qualität.
Fünfte Phase: Projektabschluss
Oftmals ist der Projektabschluss nicht das Ende, sondern der Startpunkt für ein neues Vorhaben. Deshalb ist es wichtig, in die Vergangenheit zu schauen, um das Projekt formal, administrativ und kommerziell abzuschliessen. Zusätzlich gilt es, in die Zukunft zu schauen und die Ergebnisse und die Erfahrungen verfügbar zu machen.- Leite die offizielle Abnahme der Projektergebnisse ein.
- Übergebe die Ergebnisse in die Unternehmensorganisation bzw. an den Auftraggeber.
- Analysiere das Projekt aus betriebswirtschaftlicher Sicht (Nachkalkulation).
- Beende alle Verträge mit externen Dienstleistern.
- Führe mit jedem Teammitglied ein Projektabschlussgespräch.
- Löse das Team in Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten der Teammitglieder auf.
- Archiviere alle projektrelevanten Unterlagen.
- Kommuniziere das Projektergebnis und den Erfolg.
- Schaue gemeinsam mit dem Team und den Projektbeteiligten auf das Projekt zurück (moderierter Lessons Learned-Workshop). Beantworte dabei die Fragen: Was lief gut? Was lief nicht gut? Was hat überrascht? Was darf so nicht wieder passieren?
- Baue die Infrastruktur, die das Projekt eventuell genutzt hat, zurück (Lizenzen, Hardware ...).
- Dokumentiere alles Wesentliche aus dem Projekt in einem Abschlussbericht.
- Feiere den Erfolg und das Projektende.
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