Kanban ist eine effektive Methode, um Aufgaben und Projekte zu managen. Das Wort Kanban bedeutet auf Japanisch so viel wie «Schild» oder «visuelle Karte». Der Name ist Programm: Bei Kanban werden Arbeitsschritte mit Karten visualisiert. Mit den selbsthaftenden Estatics Karten von Neuland geht das besonders schnell und einfach – sie lassen sich auf dem Board ganz einfach hin- und herschieben. Ohne Leim und Nadeln.
Die Kanban-Methode ist ein kraftvolles Werkzeug, um Arbeit zu strukturieren, Prozesse zu verbessern und Teams effizienter zu machen. Und das erst noch ohne Einbussen bei der Flexibilität. Die Stärke von Kanban liegt in ihrer Einfachheit: ein Board, ein paar Karten und klare Regeln – mehr braucht es nicht, um effizienter zu arbeiten.
Kanban wurde in den 1940er-Jahren von Taiichi Ohno, einem Ingenieur bei Toyota, entwickelt. Er wollte mit der Methode Produktionsprozesse effizienter gestalten und eine flexible, bedarfsorientierte Fertigung ermöglichen. Mit Kanban sollten unnötige Lagerkosten genauso vermieden werden wie Überproduktionen.
Ohno orientierte sich bei der Entwicklung von Kanban an den Abläufen in Supermärkten, wo Regale nur bei tatsächlichem Bedarf aufgefüllt werden. Dieses Prinzip – Nachfrage statt Angebotsdruck – übertrug er auf die Produktion: Ein Schritt im Herstellungsprozess fordert Material erst dann an, wenn er es benötigt.
Wie funktioniert die Kanban-Methode?
Im Zentrum der Kanban-Methode steht ein visuelles Board, auf dem Aufgaben in verschiedenen Phasen eines Arbeitsprozesses dargestellt werden. Die Mitglieder des Teams beginnen ihre Arbeit miteinem«Backlog», einer Liste mit anstehenden Aufgaben. Je nach Arbeitspensum und Kapazität der einzelnen Mitarbeiter:innen wird Arbeit aus dem Backlog gezogen. Die Teammitglieder können auf diese Weise nachverfolgen, welche Stadien ihre Arbeit auf dem Weg durch den Aufgaben-Lebenszyklus durchläuft. Dieser Zyklus wird auf dem Board mit Spalten visualisiert.Die zu bearbeitenden Vorgänge (Work in Progress «Wip») sind begrenzt. Das führt zu schnelleren Durchlaufzeiten:
Diese Phasen können je nach Team und Projekt variieren. Die typische Unterteilung ist:
-
To Do (Zu erledigen)
-
In Progress (In Arbeit)
-
Done (Erledigt)
Jede Aufgabe wird auf eine Karte geschrieben und wandert Schritt für Schritt von links nach rechts durch die Spalten. Dabei gelten diese Grundsätze:
1. Visueller Workflow
Alle Aufgaben sind auf einen Blick sichtbar. Wer das Board betrachtet, sieht auf einen Blick, wer woran arbeitet, was ansteht und was blockiert ist. Das erhöht die Transparenz und hilft bei der Priorisierung.
2. Limitierung der Arbeiten
Kanban setzt klare Work-in-Progress-Limits: In der «In Progress»-Spalte dürfen maximal drei Aufgaben stehen. Das verhindert Überlastung und steigert den Fokus und die Qualität.
3. Flussmanagement
Ziel ist es, Aufgaben möglichst gleichmässig und ohne Unterbrechungen durch das System zu schleusen: Engpässe oder Verzögerungen werden schnell sichtbar und können gezielt bearbeitet werden.
4. Kontinuierliche Verbesserung
Teams definieren klare Regeln für den Umgang mit Aufgaben und verbessern ihren Prozess kontinuierlich. Kanban ist ein evolutionäres System: Statt radikaler Umstellungen fördert es kleine, stetige Optimierungen.
Die Vorteile von Kanban
Kanban bietet viele Vorteile.
✅ Transparenz
Durch die visuelle Darstellung wissen alle jederzeit, woran gearbeitet wird. Das reduziert Missverständnisse und Rückfragen.
✅ Flexibilität
Kanban ist ein offenes System: Neue Aufgaben lassen sich jederzeit einfügen, Prioritäten können angepasst werden. Das macht Kanban für dynamische Arbeitsumfelder besonders attraktiv.
✅ Fokus & Qualität
Durch die Begrenzung gleichzeitiger Aufgaben wird Multitasking reduziert: Teams arbeiten konzentrierter und mit höherer Qualität.
✅ Frühzeitiges Erkennen von Problemen
Blockierte Karten oder überfüllte Spalten zeigen sofort, wo es im Prozess hakt. So können Engpässe gezielt adressiert werden.
✅ Förderung der Eigenverantwortung
Teams organisieren sich selbst, treffen Entscheidungen auf Basis transparenter Informationen und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeit.
Kanban mit Estatics von Neuland
Längst hat Kanban den Sprung aus der Automobilindustrie in die moderne Arbeitswelt gemacht. MitTrello und ähnlichen Tools kann Kanban auch digital genutzt werden. Wenn’s um Einfachheit und schnelle Umsetzung geht, ist die analoge Methode allerdings bis heute unerreicht: Alle sehen alles. Und das erst noch ohne technische Hilfsmittel, Strom und WLAN. Besonders schnell und einfach funktioniert Kanban mit Estatics M von Neuland. Die elektrostatischen Karten haften auf allen glatten Flächen und lassen sich schnell und einfach zwischen den Spalten hin und her schieben.
Das brauchst du für Kanban:
Estatics M 100 Blatt je Block, 7 x 10 cm
blau: Art. 7951.0103
grün: Art. 7951.0104
gelb: Art. 7951.0105
orange: Art. 7951.0106
Zur Beschriftung
Neuland FineOne® Estatics (schnellste Trocknungszeit) 8864.0100 oder
Neuland FineOne® Outliner 8833.0010
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