Erzeugen Sie eine Aufbruchstimmung
Wenn bei einem Unternehmen Veränderungen anstehen, tauchen bei den Führungskräften und bei den Mitarbeitenden verschiedene Fragen auf: «Wer ist von diesen Veränderungen in welcher Form betroffen?» «Wie können wir die Planung optimal und breit abgestützt durchführen?» «Welche Projekte müssen zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden?» «Wie bringen wir die Menschen dazu, bei diesen Prozessen mitzumachen?»
Im Vorfeld einer Grossgruppenmoderation setzt sich ein Unterstützungsteam zusammen und diskutiert diese und andere Fragen. Bei dieser Gelegenheit schält das Team die zentrale Fragestellung heraus und erörtert Fragen wie:
- Welcher Output soll entstehen?
- Wollen wir eine Sondierung von Themen und Daten oder wollen wir Projekte?
- Wen laden wir von den verschiedenen Interessengruppen ein?
Beim Beantworten dieser Fragen kommt der Prozess bereits ins Rollen, und die Welt sieht schon während der Vorbereitungsphase nicht mehr ganz so aus wie früher. Menschen, die bisher nie miteinander zu tun hatten, führen Gespräche, tauschen sich aus, entdecken Neuland, bauen Vorurteile ab, sehen Klippen und sprechen darüber.
Wer nichts profitiert, geht zum nächsten Workshop
Am Tag X sitzen alle Eingeladenen da. Viele in freudiger Erwartung, manche auch skeptisch. Doch die Unterstützungsgruppe hat in der Zwischenzeit gelernt, dem Prozess zu vertrauen. Die gemeinsame Leistung der letzten Monate hat sich gelohnt. Die Teilnehmenden formulieren ihre Anliegen, Fragen und Ideen zur zentralen Fragestellung auf einem A3-Papier, stellen dieses der ganzen Gruppe vor und bieten einen passenden Miniworkshop an. Der erste Tag ist damit bereits zu einem grossen Teil gefüllt. Die Teilnehmenden stehen um die Pinnwände herum und tragen sich bei den Themen ein, die sie interessieren und bei denen sie mitreden wollen.
Eine wichtige Regel, die an diesen beiden Tagen gilt, ist das goldene Gesetz der zwei Füsse. Dieses Gesetz besagt, dass während des Workshops permanent mit den Füssen abgestimmt wird. Alle Teilnehmenden können die Diskussionsgruppe selber auswählen. Stellt eine Person fest, dass sie weder etwas lernen noch etwas beitragen kann, benutzt sie die Füsse und sucht sich eine produktivere Diskussion. Es braucht eine gewisse Zeit, bis die Teilnehmenden Vertrauen haben, dass ihnen niemand auf die Finger respektive auf die Füsse schaut. Mit dieser Freiheit wächst dafür auch die Freude und das Engagement.
Dokumentation nach dem Open-Space-Prinzip
Nach jeder Runde werden die Resultate aus den Dialogen der Arbeitsgruppen erfasst. Daraus entsteht eine Dokumentation, die am Morgen des zweiten Tages gelesen und nach dem Open-Space-Prinzip an alle Teilnehmenden verteilt wird: Anschliessend werden die besprochenen Themen vertieft und konkretisiert. Dazu wird der Marktplatz an der Pinwand nochmals eröffnet. Die Erfahrung des letzten Tages hilft, klarer, konkreter und gezielter vorzugehen. An diesem Morgen wird auch klar, was die Teilnehmenden wirklich bewegt, wo die Energie fliesst und in welche Richtung sich das Ganze entwickelt.
Die Entscheidungsträger sind die ganze Zeit präsent: Sie beteiligen sich in vollem Umfang an den Arbeiten in den Miniworkshops. Die Gruppe stimmt laufend ab: Zuerst «mit den Füssen» und vor der letzten Runde mit einem Rating. In der letzten Runde werden die Top-Ten-Projekte bestimmt, und die Teilnehmenden entscheiden vor Ort, welche Projekte kurz-, mittel- und langfristig finanzielle Unterstützung erhalten sollen, welche noch weiter bearbeitet werden müssen, und wer, wo, welche Verantwortung übernimmt.
Zurück im Alltag wertet das Unterstützungsteam die Diskussions-Tage aus, überprüft die Vereinbarungen zur Umsetzung, koordiniert den weiteren Verlauf der Projekte und deren Kommunikation. So werden mit der Zeit sämtliche Resultate in eine Projektorganisation übergeführt. Das Unterstützungsteam gibt die Arbeit erst ab, wenn alle im Vorfeld vereinbarten Aufgaben bearbeitet sind.
So werden Grossgruppenmoderationen zum Erfolg
- Wer sind die Menschen, die persönlich betroffen sind?
- Wie dringend ist der Handlungsbedarf?
- Sind alle Interessengruppen einbezogen?
- Ist der Handlungsbedarf komplex?
- Ist die Teilnahme freiwillig?
- Gibt es keine vordefinierten Antworten auf die Situation oder die Fragestellung?
- Vertrauen die Führungsverantwortlichen den Mitarbeitenden?
- Vertrauen die Führungsverantwortlichen einer unkonventionellen Methode, die unter Umständen unerwartete Ergebnisse mit sich bringt?
- Sind die Führungsverantwortlichen bereit, die Resultate weiter zu verfolgen und wann und wie wollen sie das angehen?
- Haben Sie mit den Moderatoren vor der Reservation des Raumes über die Anforderungen an die Grösse und die Infrastruktur gesprochen?
- Haben Sie genügend Zeit für den Open Space eingeplant? (Einen Tag für eine gute Diskussion, zwei Tage für Ergebnisse mit schriftlichem Bericht, drei Tage für Projektmarkt, Prioritätensetzung und Aktivitätenlisten)
- Wie soll über den Grossgruppenprozess, die Open Space Konferenz, informiert werden?
- Wie werden die Nicht-Teilnehmenden über die Ergebnisse und das weitere Vorgehen informiert?
- Viele nützliche Informationen zu Open Space Moderationen finden Sie in der Lernlandkarte Nr. 1 «Open Space» der Kommunikationslotsen. Der Open Space Ergebnis-Block mit 20 Ergebnis-Plakaten hilft bei der Vorbereitung und bei der Durchführung von Grossgruppenmoderationen.
