Buchtipp: Visuelle Meetings

Viele Menschen halten Meetings für ein notwendiges Übel. Und viele Sitzungen haben ihren schlechten Ruf auch verdient. Doch es geht auch anders: Effektive Meetings mit aussergewöhnlichen Ergebnissen sind möglich. Dafür gibt es einfache und wirkungsvolle Tools und Techniken. In seinem Buch «Visuelle Meetings» bringt David Sibbet den Leserinnen und Lesern verschiedene Vorgehensweisen näher, die Meetings wesentlich verbessern.

Visuelles Arbeiten führt zu besseren Ideen, effektiveren Entscheidungen und zu mehr Engagement und Einsatz der Beteiligten. Das Buch «Visuelle Meetings» ist ein moderner Leitfaden zu den neusten Techniken des visuellen Denkens in Gruppen und Teams und bietet eine Fülle an Tools und Tricks, die Kreativität, Zusammenarbeit und neuartiges Denken fördern.

Visualisierung macht Gruppen intelligenter

Die Perspektive und der Blickwinkel spielen für Gruppen und Meetings eine bedeutende Rolle.

• Wenn Teilnehmer einen gemeinsamen Zweck verfolgen, arbeiten sie effektiver.
• Wenn Gruppen verschiedene Muster in ihrem Denken erkennen können, werden sie intelligenter.
• Wenn sie sich die Ideen, die sie haben, merken können, werden sie produktiver.

Das visuelle Modell auf dem Einband des Buchs zeigt den Prozess, in dessen Verlauf Gruppen von der Vorstellung des Möglichen zur Aktion übergehen. Es ist ein Muster des visuellen Denkens, bei dem jeder Schritt visualisiert wird. Betrachten wir diese Schritte, um die Möglichkeiten zu sehen.

Meetings beginnen in unserer Vorstellung

Der erste Schritt beim Gruppenprozess ist die Klärung des Zwecks. Wenn Menschen an einem Meeting teilnehmen, versuchen sie sich vorzustellen, worum es gehen wird. Dieser Prozess beginnt schon vor dem Meeting und wird durch E-Mails und andere Kommunikation unterstützt. Die Teilnehmenden legen sich eine persönliche Geschichte vom Potenzial der Versammlung zurecht und stellen sich vor, wie viel sie darin investieren wollen.

Es ist hilfreich, Teilnehmenden ein Mittel bereitzustellen, dieses Gespräch mit sich selbst zu führen, und passende Bilder fördern das. Wenn Teilnehmende sich nichts Produktives vorstellen können, ist ein Meeting schwierig. Das Vorstellen des Ziels geschieht in der Privatsphäre ihrer Fantasie. Dort sind sie relativ frei und können sich alles vorstellen, mit Bildern, Worten, Gefühlen oder Kombinationen daraus.

Die Meetingabsicht visualisieren

Die Visualisierung der Meetingabsicht und -ziele hat einen immensen Anteil am Erfolg eines Meetings. Noch effektiver ist, wenn sich Teilnehmende früh engagieren, indem sie über ihre Erwartungen und die erhofften Ergebnisse reden. Da Menschen sich alles Mögliche vorstellen können und das auch tun, ist diese Investition der erste Schritt zur Gruppenintelligenz. Sie können das Denken nicht kontrollieren, aber Sie können es lenken.

Darum ist es so wichtig, eigene Erfahrungen aus visuellen Meetings einzubringen und wahre Geschichten und Bilder als Katalysatoren für die eigene Vorstellung zu nutzen. Eine meiner Kolleginnen bereitet sich auf Meetings vor, indem sie mit Kreide ein sehr abstraktes Muster malt, während sie an den Zweck des anstehenden Meetings denkt. Dieses Muster zeigt sie den Teilnehmenden gleich zu Beginn des Meetings und fragt herum, was sie darin sehen. So kommen gleich von Anfang an erstaunliche Dinge zustande.

Dann engagieren wir uns und gehen auf Entdeckungsreise

Der greifbare Teil eines Meetings beginnt, wenn die Teilnehmenden anfangen, sich aufeinander einzulassen und für den Zweck der Zusammenkunft zu engagieren. Wir können erst Verbindungen herstellen und Muster erkennen, wenn wir Informationen haben, mit denen wir arbeiten können. Darum beginnen viele Meetings mit Präsentationen und Übersichten, damit jeder auf demselben Stand ist.

Aber der menschliche Verstand ist nicht passiv! Für kreatives und produktives Denken ist mehr Engagement nötig als nur Informationsvermittlung. Bewegung und direkte Involvie- rung sind Teil dieser Phase. Sie können sicher sein, dass Teilnahmewilligkeit und Engagement steigen, sobald Sie die Teilnehmenden reden und sich ausdrücken lassen und zeigen, dass sie tatsächlich zuhören, indem Sie das, was sie sagen, auf Papierplakate schreiben und zeichnen. Die Qualität der Zeichnungen oder Notizen spielt keine Rolle, sondern die Tatsache, dass den Betreffenden zugehört wird.

Das Menschen etwas visuell verstehen und sich austauschen, engagieren und beteiligen ist das wichtigste Ergebnis, das Sie in den frühen Phasen einer Gruppe oder eines Teams erreichen können.

Denken ist visuelle Mustererkennung

Wenn die Teilnehmer genug Informationen haben, versuchen sie, Muster zu erkennen, die auf den Zweck des Meetings hinweisen. In wie vielen Meetings haben Sie beim Festlegen der Erwartungen gehört: «Lassen Sie uns über den Tellerrand hinausblicken»? Die Tellerränder sind die Spurrillen, in die wir geraten, wenn wir Informationen stets auf dieselbe Weise betrachten.

In visuellen Meetings verschiebt sich das, was wir sehen, durch das Anfertigen von Displays, Karten, Diagrammen und grafischen Aufzeichnungen auf unterschiedliche Weise. Ohne diese Tools können Gruppen dagegen nur in eingeschränktem Masse über komplexe Dinge nachdenken. Ein einfaches Experiment zeigt, wie visuelle Muster unser Denken beeinflussen.

1. Legen Sie 4 oder 5 Bohnen auf einen Teller und lassen Sie Ihren Partner nur kurz auf den Teller blicken. Die Anzahl der 4 bis 5 Bohnen werden sofort erkannt.

1. Bei 8 oder 9 Bohnen auf dem Teller ist das Ergebnis ganz anders. Einige sagen 7, andere 8 und so weiter. Denn unser Gehirn kann nicht mehr als 6 oder 7 Einzelinformationen gleichzeitig verarbeiten.

1. Ordnen Sie die Bohnen jetzt in Gruppen von jeweils 4 an. Sie können 16 oder 20 Bohnen auf den Teller legen, Ihr Partner wird es auf einen Blick erkennen. Diese Eigenschaft unserer visuellen Wahrnehmung steht hinter dem Prinzip, Gliederungen und Kategorien auf 5 bis 7 Punkte zu beschränken.

Deshalb sollten Sie Informationen auf Displays anordnen, um über Dinge nachzudenken, die mehr als zwei bis drei Einzelaspekte umfassen. Meiner Erfahrung nach ist das sogenannte «Systemdenken» ohne Visualisierung nicht möglich. Wenn Sie etwas verstehen möchten, das nicht in einem einzigen Moment zu er fassen ist, beispielsweise wie ein Restaurant funktioniert, oder wie Sie Ihr Geschäft optimieren können, müssen Sie verschiedene Informationen verbinden, die Sie zu unterschiedlichen Zeiten erlebt haben.

Wenn Sie über Verbindungen und Beziehungen zwischen Dingen nachdenken, müssen Sie eine Darstellung anfertigen. Das kann komplett in Ihrer Fantasie stattfinden, aber wenn Sie Ihre Gedanken weitergeben oder einer ganzen Gruppe dieselbe Idee vermitteln möchten, werden Sie diese Darstellung visuell entwerfen. Ich beteilige Menschen daran, ein Display zu erarbeiten, in dem sie eigene Muster in den Informationen finden. Diese Art des Lernens bleibt haften. Und darum geht es beim visuellen Denken. Und deshalb arbeiten Lehrer Ideen Schritt für Schritt an der Tafel durch!

Von der Vision zur Aktion

Sie müssen die Teilnehmer aktiv einbinden, um in den Meetings Fortschritte und Ergebnisse zu erzielen! In diesem Schritt zeigt die Visualisierung die längerfristige Wirkung von Aktionen. Roadmaps, Strategien, Dashboards, Fortschrittskarten und Fallbeispiele visualisieren Aktionen im Zeitablauf und lassen uns über die Umsetzung nachdenken. Agieren durch Visualisieren basiert auf der Macht der Simulation. Es fasziniert mich immer wieder, wie eine einfache Verschiebung des Blickwinkels von einem linearen zu einem Höhen-/Tiefenver- lauf Einblicke in «konzeptionelle Prototypen» ermöglicht.

Die Tools und Techniken für diese Art der Visualisierung benötigen keine Zeichenfertigkeiten, sondern basieren auf dem Erstellen von Karten und Diagrammen. Wenn Sie Teilnehmer an der Ausarbeitung von Aktionsplänen beteiligen, sind Verantwortung und Umsetzung am Punkt des Agierens viel wahrscheinlicher, als wenn Sie ihnen Aufgaben zuweisen.

Beim Arbeiten mit visuellen Hilfsmitteln können Sie erzielte Fortschritte anhand von Diagrammen verfolgen. Ich erinnere mich an einen Techniker der Bechtel Corporation in einem unserer Workshops, der einfache grafische Aktionspläne für ein Projekt verwendete. Er ging begeistert in sein Unternehmen zurück, fotokopierte seine kleine Zeichnung fortan jede Woche und zeichnete das Erreichte mit einem Marker darin ein. Die Zeichnung war sehr einfach und ungeschliffen und stach aus diesem Grund aus allen anderen Kommunikationsmitteln heraus.

Visuelle Tools

• Aufgabenlisten
• Prozessdiagramme
• Grafische Strategien
• Roadmaps
• Marschroutenüberblick
• Dashboards
• Grafische KPIs
  (Key Performance Indicators, Leistungskennzahlen)

Zum Agieren müssen sich Teilnehmer an das Vereinbarte erinnern und zu diesem Zweck auf Dokumente zurückgreifen können. Eine Gruppe, deren Arbeit aufgezeichnet wird, vertraut mehr in deren Validität und nutzt die Diagramme als gemeinsames Gedächtnis. Da die Erinnerung an die in den Meetings getroffenen Übereinkünfte so wichtig für die Umsetzung ist, führt jede Investition in ein besseres Gedächtnis direkt zu mehr Produktivität.

Dieser Text ist eine gekürzte Leseprobe aus dem Buch Visuelle Meetings von David Sibbet. Wir Danken dem Verlag mitp für die Veröffentlichung.

Visuelle Meetings bei Ex Libris bestellen

Conny Schwegler

Conny Schwegler ist Spezialistin für lebendiges Lernen und organisiert bei Neuland die Seminare und den ModerationsMarkt.

Conny Schwegler vor 5 Jahren 5612 Aufrufe