29. 09.2017
Checkliste für erfolgreiche Sitzungen, Meetings und Workshops •
So werden ihre Sitzungen top statt flop
Gut vorbereitete Sitzungen tragen massgeblich zum Erfolg einer Firma, Abteilung oder Organisation bei. Die Fähigkeit, Sitzungen erfolgreich leiten oder moderieren zu können, ist deshalb eine wichtige Anforderung an moderne Führungskräfte. Eine gute Vorbereitung und das Studium der Unterlagen ist für alle Teilnehmenden Pflicht. Doch nur allzu oft verlassen sie das Sitzungszimmer frustriert. Nutzen Sie die Checkliste für erfolgreiche Sitzungen, damit Ihnen das nicht passiert!
Denken Sie einmal an die letzte Besprechung zurück, an der Sie teilgenommen haben. War sie ein Erfolg? Falls ja – woran lag das? Oder war die letzte Sitzung oder der letzte Workshop ein grosser Misserfolg? Möglicherweise war die Leitung nicht oder schlecht vorbereitet.
Möglicherweise gerieten die Gespräche ganz ausser Kontrolle, oder die Sitzung
dauerte zu lange, so dass am Ende alle erschöpft und frustriert waren. Nur Teilnehmende, die ihre Ziele definieren, behalten in der Hektik den Überblick, setzen auch unter grösster Belastung die richtigen Prioritäten und verstehen es, schnell und sicher das gewünschte Ziel zu erreichen.
Damit eine Sitzung erfolgreich ist, müssen alle Teilnehmenden klare Prioritäten setzen
Erfolgreiche Sitzungen funktionieren nur bei klaren, eindeutigen Zielsetzungen, Traktanden und Kontrollen der Zielerreichung. Ziele sind eine Herausforderung für alle Beteiligten und lösen Handlungen aus. Sitzungsteilnehmer haben - oder erarbeiten während der Sitzung oder während eines Workshops – Ziele und wissen anschliessend, welchen Endzustand es zu erreichen gilt.
Eines der Hauptprobleme vieler Menschen ist der ständige Versuch, zuviel auf einmal zu tun: und die Gefahr, sich in einzelnen Aufgaben zu verzetteln. Am Ende einer Sitzung steht oft die Erkenntnis, dass man zwar einiges besprochen hat, wichtige Aufgaben, Ziele und Traktanden aber nur teilweise behandelt werden konnten!
Checkliste für erfolgreiche Sitzungen
- Wir haben für jede Sitzung ein definiertes Ziel.
- Wir kommen vorbereitet und pünktlich an jede Sitzung.
- Es spricht jeweils nur eine Person.
- Wir sprechen in der Ich-Form, also mit Ich-Botschaften.
- Wir hören zu und lassen die anderen ausreden.
- Wir anerkennen andere Meinungen und akzeptieren ihre Gefühle.
- Wir kritisieren sachlich und offen.
- Wir leisten einen Beitrag für eine gute Sitzungsatmosphäre.
- Wir sind aktiv und zielorientiert.
- Wir haben uns abgemeldet, das Telefon ist umgeleitet und das Smartphone ausgeschaltet!
Der Text stammt aus dem Buch
«Sitzungen Top oder Flop» von Josef Müller
