10. 09.2020
Kommunikation fördern | Mit Bildkarten von Neuland •
Ob ein Meeting erfolgreich verläuft, hängt neben «harten» Faktoren wie einem klaren Ziel auch von weichen Faktoren ab.
11 goldene Regeln für erfolgreiche Meetings
Die organisatorischen Faktoren für effiziente Sitzungen sind bekannt. Zum Beispiel die sorgfältige Vorbereitung, der richtige Zeitpunkt und die optimale Teilnehmerzahl. Weniger bekannt ist, dass auch weiche Faktoren zum Erfolg eines Meetings beitragen.
1. Pünktlichkeit
Mit einem pünktlichen Start signalisieren Sie einen respektvollen Umgang mit der Zeit der Anwesenden. Die Teilnehmenden drücken ihrerseits mit einem pünktlichen Erscheinen Interesse und Wertschätzung aus.
2. Begrüssung
Zu Beginn begrüssen Sie alle Teilnehmenden persönlich – mit Namen und Händedruck oder Winken zu Corona Zeiten. Eintretende Personen begrüssen die Anwesenden.
3. Einstieg
Steigen Sie mit einer Tagesaktualität ein und schaffen Sie anschliessend einen Bezug zum Sitzungsthema. Der Einstieg ist eine gute Gelegenheit, die Atmosphäre positiv zu beeinflussen.
4. Sitzordnung
Klären Sie vor Beginn eines Meetings die Sitzordnung, denn es wäre ungünstig, den Platz des Sitzungsleiters zu besetzen. Nehmen Sie mehr Platz ein als zugedacht, fallen Sie negativ auf. Aufgeklappte Notebooks oder Aktenkoffer können den Eindruck erwecken, dass Sie sich vom Meeting und den anderen Teilnehmenden distanzieren.
5. Visitenkarten
Übergeben Sie die Karten mit der Hand und werfen Sie diese niemals über den Sitzungstisch. Nehmen Sie alle Karten mit Wertschätzung entgegen und werfen Sie stets einen Blick darauf.
6. Wertschätzung
Hören Sie aktiv zu. Nehmen Sie Augenkontakt auf, stellen Sie Fragen und zeigen Sie Interesse. Lassen Sie die Teilnehmenden ausreden und fallen Sie ihnen nicht ins Wort.
7. Körperhaltung
Unterstreichen Sie Ihr Interesse mit einem leicht nach vorne gebeugten Oberkörper. Machen Sie die anderen nicht nervös, indem Sie ständig auf die Uhr schauen.
8. Störungen
Schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus oder zumindest auf stumm, wenn Sie eine dringende Mitteilung erwarten. Flüstern Sie nicht mit der Person, die neben Ihnen sitzt.
9. Echtheit
Bleiben Sie authentisch. Wenn Sie keine Antwort auf eine Frage haben, machen Sie klar, dass Sie sich dazu nicht äussern können.
10. Zeitplan
Beenden Sie jedes Meeting pünktlich. Stoppen Sie Monologe und motivieren Sie zurückhaltende Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Sprechen.
11. Verabschiedung
Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden für die Vorbereitung und das aktive Mitmachen und bei der Organisation und der Protokollführung für ihre Arbeit. Sitzungsleiter und Teilnehmende sollten den Raum nicht ohne Abschiedsgruss verlassen.
